La réponse courte
Sur iPhone, ouvrez Notes, touchez le bouton Pièce jointe, puis « Scanner des documents ». Sur Android, ouvrez Google Drive et touchez Appareil photo, en bas à droite. Le téléphone repère les bords de la page et vous donne un PDF. Gardez pourtant l’original : ce scan n’est qu’une copie, et pour une facture d’entreprise, la copie qui remplace le papier doit réunir des garanties dont ces apps ne parlent pas.
Le ticket du garagiste dans la boîte à gants, la facture de l’écran acheté pour le bureau, le courrier de l’assurance posé sur la pile du salon. Ces papiers se perdent ou se froissent, et le jour où il les faut, ils ne sont jamais là. Votre téléphone suffit pour en faire des PDF lisibles. Sur iPhone, Notes et Fichiers ont une fonction « Scanner des documents », et sur Android, Google Drive scanne depuis son bouton Appareil photo.
Reste la question qui vient juste après : une fois la facture scannée, peut-on jeter le papier ? Pour une facture d’entreprise, pas avec un simple scan fait au téléphone. Pour vos papiers personnels, Service Public conseille de garder l’original.
Scanner un document avec un iPhone, dans Notes ou Fichiers
Apple décrit deux chemins dans sa page d’aide « Scanner des documents sur votre iPhone ou iPad ». Ils mènent au même écran de capture. Notes range le scan dans une note, et Fichiers l’enregistre dans le dossier de votre choix.
Dans l’app Notes
- Ouvrez Notes et sélectionnez une note, ou créez-en une.
- Touchez le bouton Pièce jointe, puis « Scanner des documents ».
- Placez le document face à l’appareil photo. Selon votre version d’iOS, vous pouvez aussi choisir le flash ou un filtre d’image.
- En mode Auto, l’iPhone capture la page seul, dès qu’il en détecte les bords. Sinon, touchez le bouton de l’obturateur ou appuyez sur un bouton de volume.
- Au besoin, faites glisser les coins pour ajuster le cadre à la page, puis touchez « Conserver le scan ».
- Scannez les pages suivantes, ou touchez Terminé.
Le guide d’utilisation de l’iPhone le précise : « Le document est enregistré au format PDF dans la note. » Dans une note déjà ouverte, vous pouvez aussi toucher le bouton Plus, puis Scanner.
Dans l’app Fichiers
Dans Fichiers, touchez le bouton Plus, puis « Scanner des documents ». La capture se déroule comme dans Notes. À la fin, choisissez un emplacement et touchez Enregistrer.
Scanner un document avec Android, dans Google Drive
Sur Android, Google détaille la marche à suivre dans l’aide de Drive, « Scanner des documents avec Google Drive ».
- Ouvrez l’application Google Drive.
- En bas à droite, appuyez sur Appareil photo.
- Dirigez l’appareil photo vers le document. Une ligne bleue l’entoure, et elle indique où l’image sera recadrée.
- Prenez la photo. Vous pouvez choisir entre capture manuelle et capture automatique.
- Ajustez le scan. Recadrer et faire pivoter corrige la zone, Filtrer règle les couleurs ou passe en nuances de gris, Nettoyer efface les taches et les doigts, et Ajouter scanne une autre page.
- Appuyez sur OK, puis tapez un nom de fichier ou choisissez un titre suggéré.
- Choisissez le format, .pdf ou .jpg, et au besoin le dossier avec Emplacement. Appuyez sur Enregistrer.
Google présente cette fonction comme un moyen d’enregistrer reçus, lettres et relevés « au format PDF » dans Drive, où ils entrent dans l’index de recherche. Pour aller plus vite, le widget « Drive – Numérisation » place un raccourci de numérisation sur l’écran d’accueil.
Autre option, Files by Google
L’application Files by Google a son propre bouton Scanner, en bas à droite, avec les mêmes outils de recadrage, de filtre et de nettoyage. D’après son aide, les documents scannés sont « automatiquement enregistrés au format PDF », dans le dossier « Scannés » du répertoire Téléchargements.
| Application | Où lancer le scan | Ce que vous obtenez |
|---|---|---|
| Notes (iPhone) | Bouton Pièce jointe, puis « Scanner des documents » | Un PDF dans la note |
| Fichiers (iPhone) | Bouton Plus, puis « Scanner des documents » | Un fichier enregistré à l’emplacement choisi |
| Google Drive (Android) | Bouton Appareil photo, en bas à droite | Un .pdf ou un .jpg, dans le dossier Drive choisi |
| Files by Google (Android) | Bouton Scanner, en bas à droite | Un PDF, dans le dossier « Scannés » des Téléchargements |
Les bons réflexes pour un scan lisible
Les deux systèmes repèrent seuls les bords de la page. L’iPhone déclenche la capture quand il les détecte, et Drive les entoure d’une ligne bleue. Ils y arrivent d’autant mieux que la feuille se détache nettement de ce qui l’entoure.
- Posez la feuille à plat, sur un fond contrasté. Une facture blanche se repère mieux sur une table sombre que sur une nappe claire. Google donne ce conseil pour PhotoScan, son appli qui numérise les photos papier : une « surface plane avec un arrière-plan contrasté », et pas de tapis ni de moquette.
- Tenez le téléphone à plat au-dessus de la page. Toujours pour PhotoScan, Google conseille de ne pas l’incliner pendant la numérisation.
- Cherchez une lumière franche, sans ombre ni reflet. Évitez que votre main ou le téléphone fasse de l’ombre sur la feuille. Sur iPhone, Notes et Fichiers proposent aussi le flash. En cas de reflets sur un papier brillant, Google suggère un endroit moins éclairé.
- Vérifiez le cadre avant de valider. Rien ne doit être coupé, ni l’en-tête du fournisseur, ni le total en bas de page. Ajustez les coins sur iPhone, ou Recadrer et faire pivoter dans Drive.
- Relisez à l’écran. Zoomez sur le montant et le numéro de facture. S’ils sont flous, reprenez la page plutôt que de garder un scan illisible.
Un mot sur les filtres. Ils rendent un texte plus net, mais ils modifient l’image. Pour une facture, gardez plutôt les couleurs d’origine. Une signature, un tampon ou une mention manuscrite en couleur font partie du document, et la règle fiscale en tient compte.
Numériser ses factures papier, un PDF et un nom par facture
Un PDF plutôt qu’une photo. Une photo prise avec l’appareil photo garde la table, l’ombre et la feuille de travers. Le scanner recadre la page, et le PDF rassemble toutes les pages d’un même document dans un seul fichier. Notes enregistre directement en PDF. Dans Drive, choisissez .pdf plutôt que .jpg au moment d’enregistrer.
Un fichier par facture. Les pages d’une même facture vont dans le même PDF, en enchaînant les scans dans Notes ou avec le bouton Ajouter de Drive. Deux factures différentes font deux fichiers. Vous retrouvez ainsi chacune seule, et vous l’envoyez à votre expert-comptable sans le reste de la pile.
Un nom qui dit ce que c’est. Drive vous demande un nom avant d’enregistrer, alors ne gardez pas un titre qui ne vous dira rien dans six mois. Commencez par la date, écrite année-mois-jour, puis le fournisseur et le montant, comme dans 2026-10-01_. Vos fichiers se trient alors par date dans n’importe quel dossier. Avec Notes ou Fichiers, donnez ce nom au PDF dès que vous le rangez.
Peut-on jeter une facture papier après l’avoir scannée ?
Pour une entreprise, c’est possible, mais pas avec n’importe quel scan. D’après la doctrine fiscale publiée au BOFiP, l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales permet de conserver les factures papier, reçues ou émises, « sur support papier ou informatique ». Vous pouvez les numériser « à tout moment », à condition de suivre les modalités fixées par l’article A. 102 B-2 du même livre.
Ce que doit être la copie numérique
Le BOFiP détaille ces conditions, que le tableau compare à ce que font Notes et Drive d’après leurs pages d’aide.
| Condition | Ce que demande la doctrine | Un scan fait avec Notes ou Drive |
|---|---|---|
| Copie fidèle | Conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs qui ont un sens (signature, tampon, mention manuscrite) sont reproduites à l’identique. | À vérifier page par page |
| Sans retouche | Aucun traitement de l’image, et une compression sans perte | Les filtres et l’outil Nettoyer de Drive modifient l’image |
| Format | PDF ou PDF/A-3 | Notes enregistre en PDF, Drive propose .pdf ou .jpg |
| Intégrité | Cachet serveur, empreinte numérique, signature électronique sur certificat RGS une étoile, ou dispositif équivalent | Les pages d’aide d’Apple et de Google n’en parlent pas |
| Date | Chaque fichier horodaté, au moins par une source d’horodatage interne | Les pages d’aide n’en parlent pas |
| Organisation | Une procédure documentée et des contrôles internes réguliers | À mettre en place vous-même |
Le noir et blanc n’est toléré que pour des couleurs sans signification, celles d’un logo par exemple. Vous pouvez numériser vous-même ou passer par un prestataire, mais la responsabilité reste la vôtre, même si le prestataire fait défaut.
Quant à la « Signature » que Notes propose dans Annoter, Apple la décrit comme une signature enregistrée, ou tracée au doigt ou à l’Apple Pencil. La doctrine, elle, parle d’une signature électronique « fondée sur un certificat ».
Ce que cela change pour vous
Tant que vos scans ne réunissent pas ces garanties, gardez les factures papier. Le BOFiP dit clairement ce qui se passe sinon. Si vous présentez une facture numérisée qui ne remplit pas ces conditions, vous êtes « tenu de la présenter sous forme papier ». Et si vous ne l’avez plus, l’administration « n’est pas en mesure de s’assurer de l’authenticité de la facture ». Or c’est l’original qui reste alors « la pièce justificative pour la déduction de la TVA ».
Ces factures se gardent 10 ans, émises comme reçues, comme l’explique notre guide sur la conservation des factures. Si votre exercice suit l’année civile, une facture de 2026 se garde au moins jusqu’à la fin de 2036. Pour vous passer vraiment du papier, il faut un dispositif qui apporte les garanties du tableau, auprès d’un prestataire spécialisé par exemple. Le scan du téléphone reste alors ce qu’il fait de mieux, une copie de travail pour retrouver une facture, la relire ou l’envoyer.
Ne confondez pas non plus scan et facture électronique. Pour les factures entre entreprises, impots.gouv.fr prévient que la facture « papier » scannée ou le PDF ordinaire « ne sera plus conforme à la réglementation ». La facture électronique passe par une plateforme agréée, dans un format structuré.
Et les papiers de la maison, faut-il garder l’original ?
Pour vos papiers personnels, Service Public donne un conseil simple : « Si l’original du document est sur support papier, il est conseillé de le conserver sur support papier. » Son exemple est un diplôme reçu par courrier ou remis en main propre.
La fiche en donne deux raisons. Un scan ou une photo d’un original papier a « valeur uniquement de copie », et une copie ne sert de preuve que si elle est fiable. Surtout, tant que l’original existe, on peut toujours vous demander de le présenter.
L’inverse vaut aussi. Un avis d’imposition reçu par email ou sur un site se garde en version électronique, car une fois imprimé, il n’est plus qu’une copie. La durée de conservation, elle, dépend du papier, et Service Public propose un simulateur pour la connaître.
Le scan garde son intérêt. Le bail ou la facture du lave-linge sont dans votre poche, prêts à envoyer, et l’original attend dans un classeur qu’on vous le demande. C’est l’usage que décrit notre page pour les particuliers.
Scanner directement dans Clivio
Si vos papiers finissent dans Clivio, vous pouvez aussi les scanner depuis Clivio. Le scanner fonctionne dans le navigateur du téléphone, sans application à installer, et depuis un ordinateur, un QR code ouvre l’import sur le téléphone. Les bords de la page sont détectés, vous ajustez le recadrage si besoin, et vous enchaînez jusqu’à 20 pages, réunies dans un seul PDF. Quatre filtres sont proposés : original, amélioré, gris, noir et blanc.
Le PDF est ensuite lu comme n’importe quel document. Clivio reconnaît de quel papier il s’agit, en tire l’essentiel et lui donne un titre clair. Une photo déjà prise passe aussi, en JPG, PNG, WEBP ou HEIC, jusqu’à 25 Mo par fichier.
Vous préférez scanner avec Notes ou Drive ? Transférez le PDF par email à votre adresse de dépôt, du type prenom-xxxx@inbox.clivio.app. Les pièces jointes sont lues, puis vous attendent dans « À classer ». Les fichiers enregistrés dans Google Drive s’importent aussi, à la demande. Tout est détaillé sur la page Importer vos documents.
Clivio n’est pas pour autant un outil de numérisation ni d’archivage à valeur probante. Aucun horodatage qualifié n’est apposé, le service n’est pas certifié NF Z42-013, et vous pouvez supprimer un document à tout moment. Le PDF vous sert à retrouver, lire et partager vos papiers. L’original, lui, reste dans le classeur.
Questions fréquentes
Quelle application utiliser pour scanner avec son téléphone ?
Sur iPhone, Notes ou Fichiers, deux apps d’Apple qui proposent « Scanner des documents ». Sur Android, Google Drive ou Files by Google, qui ont chacune un scanner avec recadrage et filtres. Notes et Files by Google enregistrent en PDF, et Drive vous laisse choisir entre PDF et JPG.
Une facture scannée a-t-elle la même valeur que l’original ?
Pas d’office. Service Public rappelle qu’un scan d’un original papier n’a que valeur de copie, et qu’une copie ne sert de preuve que si elle est fiable. Pour une entreprise, la copie ne remplace l’original que si elle respecte l’article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales.
Peut-on scanner une facture en noir et blanc ?
Pour une copie de travail, oui. Pour une copie d’entreprise destinée à remplacer le papier, le BOFiP ne tolère le noir et blanc que si les couleurs n’ont pas de sens, comme celles d’un logo. Une signature, un tampon ou une mention manuscrite en couleur doivent rester en couleur.
Combien de temps garder une facture papier ?
Pour une entreprise, 10 ans, que la facture soit émise ou reçue. C’est le délai du Code de commerce, et la loi du 25 juin 2026 a aligné le délai fiscal sur cette durée. Pour les papiers personnels, la durée dépend du document, et Service Public propose un simulateur pour la connaître.
Une facture papier scannée devient-elle une facture électronique ?
Non. Une facture électronique suit un format structuré, comme UBL, CII ou un format mixte, et passe par une plateforme agréée. impots.gouv.fr précise qu’une facture « papier » scannée ou un PDF ordinaire ne sera plus conforme pour les factures entre entreprises. Le scan sert à ranger vos papiers, pas à émettre vos factures.
Sources consultées le 14 octobre 2026 : Assistance Apple, « Scanner des documents sur votre iPhone ou iPad » ; Guide d’utilisation de l’iPhone, « Scanner du texte et des documents dans Notes à l’aide de la caméra de l’iPhone » ; Aide Google Drive, « Scanner des documents avec Google Drive » (Android) ; Aide Files by Google, « Comment scanner des documents avec Files by Google » ; Aide Google Photos, « Scanner vos photos » (conseils pour PhotoScan) ; BOFiP, BOI-CF-COM-10-10-30, conservation des documents (factures papier, § 110 à 130) ; Service Public, « Faut-il conserver l’original papier ou électronique d’un document ? » ; Entreprendre Service Public, « Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? » ; impots.gouv.fr, « Je découvre la facturation électronique ». Le BOFiP cité, publié le 3 septembre 2025, mentionne encore une conservation de six ans, antérieure à la loi du 25 juin 2026 qui l’a portée à 10 ans.
Publié le 14 octobre 2026 par l’équipe Clivio. Une erreur, une meilleure méthode ? contact@clivio.app