L’ESSENTIEL EN 5 POINTS
- 10 ans pour toutes vos factures, émises comme reçues. C’est la durée du Code de commerce (art. L. 123-22) et, depuis la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, celle du livre des procédures fiscales (art. L. 102 B).
- Elles se gardent dans leur format d’origine. Un Factur-X se conserve avec son XML embarqué, un UBL ou un CII en XML.
- L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité doivent être assurées pendant toute cette durée.
- Google Drive, Dropbox ou une boîte mail stockent vos factures sans les archiver au sens probant.
- Votre plateforme agréée transmet vos factures mais n’est pas tenue de les archiver. La responsabilité reste la vôtre.
6 ans ou 10 ans ?
Pendant des années, deux durées ont cohabité. Côté fiscal, l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF) imposait 6 ans, le temps pendant lequel l’administration peut exercer son droit de contrôle. Côté commercial, l’article L. 123-22 du Code de commerce imposait 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. Par prudence, on retenait la plus longue.
L’article 36 de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales, a porté le délai du LPF de 6 à 10 ans, pour l’aligner sur le délai de reprise de dix ans. La mesure s’applique aux documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.
Si un site vous parle encore de 6 ans, son information date d’avant juin 2026. Retenez 10 ans pour toutes vos factures. Si votre exercice suit l’année civile, une facture de 2026 se garde au moins jusqu’à la fin de 2036.
Pourquoi un simple PDF ne suffit pas
Avec la réforme, la facture qui fait foi n’est plus l’image qu’on lit à l’écran. C’est la donnée structurée. Un PDF « aplati », imprimé puis scanné ou exporté sans ses données, perd le fichier XML qui fait sa valeur juridique.
- Un Factur-X est un PDF/A-3 qui embarque un XML. Gardez le fichier tel qu’il est arrivé, avec son XML.
- Un UBL ou un CII est un fichier XML pur. C’est lui le document d’origine, même s’il est illisible à l’œil nu.
La règle est écrite dans l’article L. 102 B du LPF. Les documents « établis ou reçus sur support informatique » sont « conservés sous cette forme » pendant toute la durée. On parle de conservation au format d’origine.
Trois garanties à tenir pendant dix ans
L’article 289 du code général des impôts demande en plus que trois choses soient assurées, de l’émission de la facture jusqu’à la fin de sa conservation.
- L’authenticité de l’origineOn doit pouvoir établir qui a émis la facture.
- L’intégrité du contenuOn doit pouvoir prouver que le document n’a pas été modifié.
- La lisibilitéUne personne doit pouvoir lire la facture, aujourd’hui comme dans dix ans. Le Factur-X a l’avantage de se lire sans outil particulier.
Stocker une facture ne suffit pas à l’archiver
Déposer un PDF dans Google Drive ou laisser une facture dans sa boîte mail, c’est ranger un fichier. Rien n’empêche de le modifier, de le supprimer puis de le restaurer, ou d’en remplacer le contenu sans laisser de trace. C’est justement ce que l’administration veut pouvoir exclure lors d’un contrôle.
| Garantie | Drive, Dropbox, boîte mail | Archivage à valeur probante |
|---|---|---|
| Intégrité | Le fichier reste modifiable à tout moment, sans journal | Une modification est empêchée ou détectée |
| Traçabilité | Pas d’horodatage opposable ni d’historique des accès | Horodatage et journal des opérations |
| Pérennité | Dépend d’un compte, d’un abonnement ou d’une boîte qu’on finit par purger | Conservation organisée sur toute la durée légale |
Drive ou votre messagerie ne sont pas interdits pour autant. Ils peuvent servir d’espace de travail et de classement, mais seuls, ils ne font pas un archivage à valeur probante. L’archivage probatoire au sens strict, avec un coffre-fort numérique certifié selon les normes NF Z42-013 ou ISO 14641, est un service spécialisé. Certaines plateformes agréées le proposent en option, des prestataires dédiés aussi.
Votre plateforme agréée archive-t-elle vos factures ?
Pas forcément, et c’est sans doute le malentendu le plus coûteux de la réforme. Pour être immatriculée, une plateforme agréée doit respecter un cahier des charges de transmission et de traitement des flux. L’archivage à valeur probante ne fait pas partie des conditions d’immatriculation.
- Certaines plateformes incluent un archivage probant, parfois en option payante.
- D’autres conservent les flux pour leur propre fonctionnement, sans engagement de durée envers vous.
- Ce que vous récupérez si vous partez dépend de votre contrat, et en particulier de sa clause de réversibilité.
Le scénario à éviter. Vous changez de plateforme dans trois ans. L’ancienne ne garde vos factures que le temps prévu par votre contrat, et le jour d’un contrôle, vous n’avez plus les fichiers d’origine.
Trois réflexes vous en protègent.
- Lisez votre contrat. L’archivage sur 10 ans à valeur probante est-il inclus, et à quel prix ? La reprise de vos archives par une autre plateforme est-elle prévue ?
- Exportez régulièrement vos factures au format d’origine. Certains professionnels conseillent de le faire tous les six mois.
- Gardez votre propre copie organisée, indépendante de toute plateforme.
Un archivage organisé, à la mesure d’une TPE
Entre le dossier Drive, insuffisant, et le coffre-fort certifié, parfois surdimensionné, il reste une voie raisonnable. Elle consiste à organiser vos factures pour que, le jour d’un contrôle, vous retrouviez chacune rapidement, dans son format d’origine.
- Un seul endroit où arrivent toutes vos factures, qu’elles viennent de votre plateforme, de votre messagerie ou du courrier numérisé
- Le fichier d’origine préservé, Factur-X ou XML non retouché
- Pour chaque facture, les informations utiles relevées, du fournisseur au montant
- Une recherche dans le texte, pour sortir un document en moins d’une minute quand on vous le demande
- Des exports réguliers, et une règle simple, on ne supprime rien avant dix ans
Cette organisation ne remplace pas un archivage probatoire certifié quand vous en avez besoin. Elle le complète, et elle rend votre dossier utilisable au quotidien, pour la comptabilité, un litige avec un fournisseur ou la justification d’une TVA déduite.
Où Clivio trouve sa place
Clivio prend en charge la partie organisation. Vos factures y arrivent par votre adresse de dépôt, par glisser-déposer ou depuis Google Drive, et vous pouvez y déposer les exports de votre plateforme agréée.
Clivio garde le fichier tel que vous l’avez déposé. Un Factur-X reste un PDF avec son XML, un UBL ou un CII reste un fichier XML, et vous pouvez garder son nom d’origine plutôt que le titre proposé. Les montants et l’échéance sont relevés, et le texte intégral est transcrit, ce qui permet de retrouver une facture par une phrase de son contenu. Les fichiers sont chiffrés pendant le transfert et au repos, chez Google Cloud. Depuis Réglages › Données, vous téléchargez quand vous voulez une archive ZIP de tous vos fichiers et de leurs données.
Clivio n’est pas pour autant un archivage à valeur probante. Aucun horodatage qualifié n’est apposé, le service n’est pas certifié NF Z42-013, et vous pouvez supprimer un document à tout moment. Vos documents sont conservés tant que votre compte est actif, dans la limite de votre offre. Nos conditions vous demandent de garder une copie de vos documents importants, et l’obligation légale de conservation reste la vôtre. Si votre activité exige un archivage probant, confiez-le à votre plateforme ou à un prestataire spécialisé, et servez-vous de Clivio pour retrouver vos factures au quotidien.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il conserver les factures électroniques ?
10 ans, émises comme reçues. Le Code de commerce (art. L. 123-22) impose 10 ans, et la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 a aligné le délai fiscal (art. L. 102 B du LPF, autrefois 6 ans) sur 10 ans pour les documents dont le délai expire après le 1er janvier 2027.
Puis-je archiver seulement le PDF de mes factures ?
Non. Le document légal inclut les données structurées. Conservez le Factur-X complet, PDF et XML embarqué, ou le fichier XML d’origine pour un UBL ou un CII. Un PDF aplati sans XML ne vaut pas conservation au format d’origine.
Google Drive ou Dropbox comptent-ils comme archivage ?
Comme espace de classement, oui. Comme archivage à valeur probante, non, car rien n’y garantit l’intégrité ni la traçabilité exigées. Un fichier peut y être modifié ou supprimé sans trace. Ils peuvent compléter un dispositif, pas le constituer à eux seuls.
Ma plateforme agréée conserve-t-elle mes factures 10 ans ?
Pas automatiquement. L’archivage probant n’est pas une condition d’immatriculation des plateformes. Certaines le proposent, inclus ou en option, d’autres non, et ce qui se passe à votre départ dépend de votre contrat. Vérifiez-le, et exportez vos factures régulièrement.
Que risque-t-on en cas de contrôle si une facture manque ?
Des déductions remises en cause. Faute de justificatif, l’administration peut reconstituer votre base fiscale et refuser des déductions de TVA ou des charges. C’est alors à vous d’apporter la preuve, d’où l’intérêt de tout classer dès la réception.
Faut-il aussi conserver les statuts des factures ?
C’est conseillé. Les quatre statuts obligatoires du cycle de vie (déposée, rejetée, refusée, encaissée) sont transmis par les plateformes. Garder une trace de l’état de chaque facture, approuvée, payée ou refusée, vous servira en cas de litige avec un fournisseur ou avec l’administration.
L’archivage certifié est-il obligatoire pour une TPE ?
Pas nécessairement. La loi impose de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité pendant 10 ans, sans exiger un coffre-fort certifié NF Z42-013. Beaucoup de TPE passent par l’option d’archivage de leur plateforme agréée, quand elle existe, ou par un prestataire dédié. L’essentiel est que la solution tienne ces garanties dans la durée.
Combien de factures puis-je garder dans Clivio ?
50 documents au total avec l’offre gratuite (500 Mo), 1 000 documents et 10 Go avec Pro. Sur dix ans d’activité, une entreprise peut dépasser ce volume. Gardez alors vos exports au format d’origine à côté, ou un archivage chez votre plateforme.
Que deviennent mes factures si je repasse à l’offre gratuite ?
Rien n’est supprimé tout de suite. Au-delà de 50 documents, vous gardez 7 jours d’accès complet, puis l’espace passe en lecture seule et vous pouvez encore consulter, exporter et supprimer. À 90 jours, après plusieurs emails de préavis, les documents les plus anciens au-delà de 50 sont supprimés, sauf les justificatifs liés à une transaction et les documents archivés. Revenir sous 50 documents rétablit l’accès.
Sources officielles : Légifrance, LPF art. L. 102 B · Légifrance, Code de commerce art. L. 123-22 · impots.gouv.fr, je découvre la facturation électronique · vie-publique.fr, loi du 25 juin 2026
Mis à jour le 13 octobre 2026 par l’équipe Clivio. Une erreur, un texte nouveau ? contact@clivio.app