L’ESSENTIEL EN 4 POINTS
- Le cabinet a besoin d’ordre plus que de volume. Un dossier complet et lisible lui fait gagner du temps, et à vous des honoraires de tri.
- Un point mensuel vaut mieux qu’un carton en janvier. Une demi-heure à date fixe suffit si les factures ont été rangées au fil du mois.
- Un accès vaut mieux qu’un envoi. Votre comptable consulte vos pièces au lieu de vous les réclamer une par une.
- La réforme 2026 ne fait pas le travail à votre place. La plateforme agréée achemine les factures, et le dossier du cabinet reste à préparer.
Ce que votre expert-comptable attend vraiment
La fin du mois arrive, et votre comptable vous relance pour la troisième fois au sujet d’une facture d’hébergement. Vous fouillez vos emails, vous transférez ce que vous trouvez, il en manque encore une. Le problème vient presque toujours de la façon de faire, et rarement des personnes. Demandez à n’importe quel cabinet, il vous citera ces quatre attentes.
Y compris l’abonnement à 9 €, qui compte aussi pour la TVA, et les avoirs, qu’on oublie souvent.
Le fournisseur, la date et le montant se voient sans ouvrir dix fichiers nommés document(3).pdf.
Savoir si la facture est payée et par quel moyen, ce qui sert au rapprochement avec la banque.
Un dossier remis à date fixe chaque mois, plutôt qu’une année entière en urgence au moment du bilan.
Email, dossier partagé ou espace connecté ?
Chacune de ces trois façons de transmettre a sa place. Ce qui change, c’est le travail qu’elle laisse au cabinet, et à vous.
| Méthode | Pour le cabinet | La limite |
|---|---|---|
| L’email | Les pièces arrivent en vrac, à télécharger et à renommer une par une. | Elles se perdent entre deux fils. À garder pour une pièce isolée. |
| Le dossier partagé (Drive, Dropbox) | Un classement par mois et par fournisseur, s’il est bien tenu. | Le nommage reste à faire à la main, et le cabinet ne voit pas ce qui manque. |
| L’espace documentaire connecté | Des pièces lues, avec leurs montants relevés, consultables à tout moment ou exportées. | Il faut prendre l’habitude d’y verser chaque facture dès qu’elle arrive. |
Le point du début de mois
Bloquez une demi-heure à date fixe, par exemple le 3 du mois suivant. Si chaque facture a été rangée le jour où elle est arrivée, ce point sert seulement à vérifier qu’il ne manque rien. Pour la mise en place, lisez centraliser les factures reçues par email.
- Vérifiez que tout est arrivé. Les factures qui reviennent chaque mois ou chaque trimestre peuvent être suivies comme documents attendus. Si l’une d’elles manque encore trois jours après la date prévue, Clivio vous prévient.
- Validez les justificatifs. Dans Finance, chaque facture analysée attend votre validation, avec le montant, le fournisseur et la date déjà remplis. Vous choisissez la catégorie et vous validez une pièce ou toute une sélection.
- Transmettez. Exportez le mois en CSV ou en FEC, ou laissez votre comptable consulter vos justificatifs dans l’Espace Cabinet.
Ce que votre comptable reçoit
Finance est réservée à l’offre Pro, et elle est encore en bêta. Chaque transaction validée reste liée à sa pièce, donc votre comptable n’a pas à rapprocher une ligne d’un fichier perdu.
Un export, au format qu’il connaît
Vos transactions en CSV pour un tableur, ou au format FEC, le fichier des écritures comptables que les cabinets utilisent.
Un accès, sur invitation
Une fois invité dans l’Espace Cabinet, votre expert-comptable consulte vos justificatifs en lecture seule.
Clivio ne tient pas votre comptabilité et ne passe pas d’écritures. Son rôle est de ranger vos pièces, de relever leurs montants et de les relier aux transactions, pour que votre cabinet travaille sur un dossier propre.
S’aligner sur le logiciel du cabinet
Beaucoup de cabinets travaillent avec un logiciel comme Pennylane, Dext, Tiime ou QuickBooks, et attendent les pièces sous une forme précise. Demandez-leur une fois ce qui les arrange, un accès en lecture, un fichier FEC ou un CSV, puis tenez-vous-y chaque mois. Si votre cabinet vous demande d’utiliser Dext, notre comparatif Dext et Clivio explique comment les deux se complètent.
Numériser les factures papier
Numérisez-les le jour où vous les recevez, pour qu’elles rejoignent les factures électroniques au même endroit. Le scanner de Clivio fonctionne dans le navigateur du téléphone. Il détecte les bords de la page, réunit jusqu’à 20 pages dans un seul PDF, et la facture scannée est lue comme les autres. Votre cabinet vous dira s’il faut garder l’original papier.
Ce que change la facturation électronique 2026
Depuis le 1er septembre 2026, vos factures fournisseurs arrivent aussi par votre plateforme agréée, souvent au format Factur-X (voir le guide de la réforme). La plateforme achemine les factures, mais elle ne prépare pas le dossier de votre cabinet, et vos pièces continuent d’arriver par l’email, les espaces clients et le courrier.
Une Factur-X a un avantage pour votre comptable, puisque ses données sont inscrites dans le XML. Clivio les lit directement et marque la facture Données certifiées Factur-X
Questions fréquentes
Comment envoyer mes factures à mon expert-comptable efficacement ?
Rangez-les au fil du mois dans un seul espace, où les montants et les dates sont relevés, puis donnez-lui un accès en lecture ou envoyez-lui un export chaque mois. L’email reste utile pour une pièce isolée.
Sous quel format mon comptable préfère-t-il recevoir les pièces ?
Des PDF lisibles avec un nom clair, du type 2026-10-01_Lumen-Hebergement_28.80.pdf, et un récapitulatif des montants. Le renommeur gratuit nomme un dossier entier de factures électroniques. Pour une Factur-X, gardez le fichier complet, car le XML fait partie de la facture.
À quelle fréquence transmettre ses pièces comptables ?
Une fois par mois, à date fixe, au début du mois suivant. Ce rythme évite les relances et donne au cabinet des bases à jour pour la TVA. Attendre la fin de l’année, c’est prendre le risque de pièces perdues et d’une clôture qui traîne.
Mon comptable utilise Dext ou Pennylane. Clivio est-il compatible ?
Les deux ne font pas le même travail. Clivio range vos pièces et en relève les montants, puis vous exportez en CSV ou en FEC pour le logiciel du cabinet. Il n’y a pas de connexion directe entre Clivio et ces logiciels.
Que voit mon expert-comptable dans l’Espace Cabinet ?
Vos justificatifs, une fois que vous l’avez invité. Il peut les consulter mais pas les modifier. L’Espace Cabinet fait partie de Finance, incluse dans l’offre Pro et encore en bêta.
Combien de temps garder les factures transmises au comptable ?
Dix ans pour les pièces justificatives comptables, selon l’article L. 123-22 du code de commerce. Les avoir transmises au cabinet ne vous en dispense pas, puisque la conservation reste à votre charge. Le guide de l’archivage détaille les règles.
Combien cela coûte-t-il ?
Le rangement et la lecture des factures sont gratuits jusqu’à 50 documents. Finance, les exports et l’Espace Cabinet font partie de Pro, à 14,90 € par mois ou 149 € par an. Vous pouvez essayer Pro pendant 7 jours. Un moyen de paiement est demandé, mais rien n’est prélevé pendant l’essai.
Sources : Légifrance, code de commerce, art. L. 123-22 · impots.gouv.fr, je découvre la facturation électronique
Mis à jour le 13 octobre 2026 par l’équipe Clivio. Une erreur ? contact@clivio.app