Cette page commence là où s’arrête notre guide Recevoir ses factures électroniques. Votre plateforme est choisie, votre inscription à l’annuaire est faite, et une première facture vient d’arriver. Il reste à la traiter, du premier coup d’œil jusqu’au classement pour dix ans.
Le parcours d’une facture reçue, en sept étapes
Étape 1 sur 7
Où arrive une facture électronique
Une facture électronique ne tombe pas dans votre boîte mail. Elle est déposée dans votre espace chez la plateforme agréée qui figure dans l’annuaire à côté de votre SIREN. Pendant la transition, elle a de la compagnie, puisque beaucoup de fournisseurs n’émettront en électronique qu’au 1er septembre 2027.
Une facture reçue par email ou sur papier reste traitable et payable si elle correspond à une opération réelle, et la TVA reste déductible. La DGFiP l’écrit dans son guide pratique de démarrage, que nous citons dans Recevoir ses factures.
La même facture peut arriver deux fois, par la plateforme et par email « au cas où ». Avant de payer, rapprochez les deux par le numéro de facture et le fournisseur. Gardez la version reçue sur la plateforme comme original, et demandez au fournisseur d’arrêter les copies.
Étape 2 sur 7
Lire la facture, quel que soit son format
Votre plateforme affiche les trois formats de la réforme. Vous aurez pourtant souvent le fichier lui-même entre les mains, téléchargé depuis la plateforme ou reçu en pièce jointe, et il ne se lit pas toujours de la même façon.
- Un Factur-X s’ouvre comme n’importe quel PDF. La page que vous lisez en est la partie visible, et les données destinées aux logiciels sont dans un fichier XML glissé à l’intérieur.
- Un UBL ou un CII est un fichier .xml. Ouvert dans un navigateur ou un éditeur de texte, il n’affiche qu’une suite de balises. C’est pourtant la facture, alors ne le jetez pas.
- Un PDF sans XML est une facture classique, ou la photo d’une facture. Elle se lit à l’œil et rien de plus.
Pour un fichier XML, notre lecteur gratuit affiche la facture en clair, dans votre navigateur, sans envoyer le fichier nulle part. Il reconnaît le format, montre le vendeur, l’acheteur, les totaux, l’échéance et l’IBAN, puis les lignes de la facture. Les valeurs apparaissent telles qu’elles sont écrites dans le fichier, comme « 2100.00 EUR » ou « 2026-09-30 ». Pour savoir si un PDF contient des données, lisez comment reconnaître un Factur-X.
Checklist EN 16931
- Numéro de factureprésent
- Date d’émissionprésent
- Vendeurprésent
- Total HTprésent
- Total TVAprésent
- Total TTCprésent
- Deviseprésent
Exemple fictif.
Étape 3 sur 7
Vérifier avant de valider
Les plateformes contrôlent la forme des factures, et une facture non conforme peut être rejetée en cours de route. Le fond reste à vérifier de votre côté, parce que personne ne sait mieux que vous ce que vous avez commandé.
Ce que vous seul pouvez vérifier
- La facture est bien adressée à votre entreprise, à son nom et à son SIREN.
- Elle correspond à une commande, un devis ou un abonnement, et à ce qui a vraiment été livré ou réalisé.
- Les quantités, les prix et le taux de TVA sont ceux qui avaient été convenus.
- Vous ne l’avez pas déjà reçue, ni payée, sous un autre numéro ou par un autre canal.
- L’IBAN est celui que vous connaissez. Un changement de coordonnées bancaires annoncé par email se confirme par téléphone, auprès d’un interlocuteur que vous connaissez déjà.
Les mentions à retrouver sur la facture
Une facture entre professionnels porte des mentions obligatoires. La réforme en ajoute quatre, exigées dès que votre fournisseur est soumis à l’émission électronique, donc depuis le 1er septembre 2026 pour une grande entreprise ou une ETI, et à partir du 1er septembre 2027 pour les autres.
Les mentions habituelles
- Un numéro unique et la date d’émission
- Le nom et l’adresse du fournisseur et les vôtres
- Les identifiants du fournisseur, dont son SIREN et son numéro de TVA intracommunautaire
- La désignation, la quantité et le prix unitaire hors taxe de chaque produit ou service
- Le taux et le montant de TVA, les totaux HT et TTC, ou la mention de franchise « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »
- La date de la livraison ou de la prestation
- La date d’échéance, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement
Les quatre mentions de la réforme
- Votre SIREN, en tant que client
- L’adresse de livraison des biens, si elle diffère de la vôtre
- La nature des opérations, biens, services, ou les deux
- « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits », si le fournisseur a choisi cette option
S’il manque une mention, demandez au fournisseur une facture rectifiée et ne corrigez jamais le document vous-même. Pour un premier tri, notre outil Contrôler une facture électronique indique si sept champs de base sont présents dans le XML (numéro, date d’émission, vendeur, totaux HT, TVA et TTC, devise). Ce contrôle n’a rien d’officiel. Il regarde seulement si les champs existent, et il ne remplace pas les contrôles de votre plateforme.
Étape 4 sur 7
Approuver, refuser ou signaler un litige
Sur la plateforme, votre réponse passe par un statut. Il est transmis à la plateforme de votre fournisseur et suit la facture dans le circuit. Partez de ce que vous avez constaté en la vérifiant.
| Ce que vous constatez | Ce que vous faites | Le statut |
|---|---|---|
| Tout correspond à la commande | Vous programmez le paiement et vous classez la facture. | Approuvée |
| Une ligne est contestée, le reste est dû | Vous validez le reste et vous réglez le désaccord avec le fournisseur, souvent par un avoir. | Approuvée partiellement |
| Une livraison manque, un point reste à discuter | Vous contactez le fournisseur. La facture reste due jusqu’à ce que le point soit réglé. | En litige ou Suspendue |
| Elle n’est pas pour vous, fait doublon ou ne correspond à aucune commande | Vous la refusez avec un motif, et vous demandez un avoir ou une nouvelle facture. | Refuséeobligatoire |
Deux statuts ne viennent pas de vous. Une facture « Rejetée » l’a été par une plateforme, parce qu’elle n’était pas conforme. « Encaissée » est envoyé par le fournisseur quand il a reçu votre paiement.
Répondez dans la plateforme plutôt que par un simple email, pour que le statut circule. Le tableau de tous les statuts, avec ce que chacun signifie, se trouve dans notre guide Recevoir ses factures électroniques.
Étape 5 sur 7
Payer à la bonne date
La réforme ne change rien à la façon de payer. Vous réglez par virement, prélèvement ou carte, comme avant, à la date d’échéance écrite sur la facture. Dans un Factur-X ou un fichier XML, l’échéance et l’IBAN sont des champs à part, et vous n’avez pas à les chercher dans la page.
Sans date convenue entre vous, le Code de commerce fixe le paiement au trentième jour après la livraison ou la prestation. Un délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours après la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément (article L. 441-10).
Certaines plateformes vous laissent envoyer le statut « Paiement transmis » une fois le virement parti. Il est recommandé sans être obligatoire, et il aide votre fournisseur à rapprocher son encaissement. De votre côté, notez la date de paiement à côté de la facture, car c’est ce que votre comptable vous demandera en fin de mois.
Étape 6 sur 7
Transmettre la facture à votre comptable
Si votre cabinet vous a ouvert l’accès à votre plateforme, ou s’il travaille avec la même, il voit peut-être déjà vos factures. Posez-lui la question une bonne fois, c’est la meilleure façon d’éviter les envois en double.
Sinon, transmettez le fichier d’origine, Factur-X ou XML, plutôt qu’une capture d’écran ou une impression. Ajoutez ce qu’il ne peut pas deviner, c’est-à-dire si la facture est payée, à quelle date, et si elle a donné lieu à un refus ou à un avoir. Notre page factures et expert-comptable détaille la préparation du dossier de fin de mois.
Étape 7 sur 7
La conserver 10 ans, telle qu’elle est arrivée
Une facture reçue se garde 10 ans, dans le format où elle est arrivée. Pour un Factur-X, c’est le PDF avec son XML, et pour un UBL ou un CII, le fichier .xml. Votre plateforme n’est pas tenue de les garder pour vous, et si vous la quittez, elle ne doit les conserver que 12 mois.
| À faire | À éviter |
|---|---|
| Télécharger le fichier d’origine depuis la plateforme | Garder seulement une version imprimée, ou « enregistrée en PDF » |
| Lui donner un nom qui se retrouve, comme 2026-09-30_Studio-Bastide_2100.00.xml | Ouvrir le Factur-X dans un éditeur PDF et l’enregistrer par-dessus |
| Exporter vos factures régulièrement, avec leur statut | Compter sur la plateforme pour les garder dix ans |
Changer le nom du fichier ne touche pas à son contenu, et notre renommeur gratuit propose ce nom à partir du XML. Les durées, le format d’origine et les garanties à tenir sont expliqués dans notre page archivage des factures électroniques.
Quand les factures arrivent par plusieurs chemins
Le parcours se complique quand les factures arrivent de trois côtés à la fois. La plateforme garde les siennes, la messagerie reçoit les autres, et le papier s’empile dans un tiroir. Le jour où votre comptable réclame celle de mars, il faut chercher aux trois endroits.
Questions fréquentes
Je ne trouve pas la facture dans ma boîte mail. Où est-elle ?
Dans votre espace sur votre plateforme agréée. Une facture électronique est livrée à la plateforme inscrite dans l’annuaire pour votre SIREN, et votre messagerie ne reçoit au mieux qu’une notification, selon les réglages de la plateforme. Activez ces notifications pour savoir quand une facture arrive.
Puis-je payer une facture reçue en PDF par email ?
Oui. Pendant la transition, une facture qui n’est pas passée par le circuit électronique reste payable si elle correspond à une opération réelle, et la TVA reste déductible. Si le fournisseur est déjà soumis à l’émission électronique, rappelez-lui ensuite le circuit à utiliser.
Comment ouvrir une facture au format XML ?
Avec votre plateforme agréée, ou avec notre outil gratuit Ouvrir un fichier XML de facture, qui affiche un UBL ou un CII en clair sans l’envoyer sur un serveur. Gardez ensuite le .xml tel quel, puisque c’est lui la facture.
Quelle différence entre une facture refusée et une facture rejetée ?
C’est vous qui refusez une facture, pour une raison de fond, une erreur de prix ou une commande qui n’existe pas. Une facture est rejetée par une plateforme quand elle n’est pas conforme. Ces deux statuts font partie des quatre statuts obligatoires du circuit.
Que faire d’une facture à laquelle il manque une mention ?
Demandez au fournisseur de la rectifier, et ne la modifiez pas vous-même. Sur la plateforme, une facture inexacte peut être refusée avec un motif. Le fournisseur émet alors un avoir ou une nouvelle facture.
Faut-il imprimer les factures électroniques ?
Non. Vous pouvez en imprimer une pour la lire ou l’annoter, mais l’impression ne remplace pas l’original. Celle qui compte est le fichier reçu, à garder 10 ans dans son format.
J’ai reçu la même facture par la plateforme et par email. Laquelle garder ?
Celle de la plateforme, comme original. Payez une seule fois, rangez la copie reçue par email avec l’original ou supprimez-la, et demandez au fournisseur d’arrêter les envois en double.
Combien de temps garder une facture reçue ?
10 ans, comme une facture émise, dans son format d’origine. La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 a aligné le délai fiscal sur le délai commercial de 10 ans, pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.
Sources officielles, consultées le 13 octobre 2026 : impots.gouv.fr, je découvre la facturation électronique · DGFiP, guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026 (PDF) · FAQ impots.gouv.fr, j’approfondis la facturation électronique · Légifrance, Code de commerce art. L. 441-10 (délais de paiement) · Légifrance, Code de commerce art. L. 123-22 · Légifrance, LPF art. L. 102 B
Mis à jour le 13 octobre 2026 par l’équipe Clivio. Une erreur, un texte nouveau ? contact@clivio.app