Comment centraliser les factures reçues par email

Pourquoi les factures se perdent dans la boîte mail

Tapez « facture » dans votre messagerie. Vous obtenez des dizaines de résultats, entre les newsletters des fournisseurs, les notifications d’espace client et les fils de discussion où une facture a été jointe un jour. La boîte mail sert à échanger, et elle range mal ce qu’on doit garder.

• Tout y est mélangé. La facture d’un fournisseur important se trouve entre une confirmation de commande et une relance commerciale.
• Rien ne dit où en est une facture. Payée, à payer, à vérifier : les libellés et les drapeaux reposent sur votre mémoire.
• L’historique est fragile. Une boîte pleine, un changement de messagerie ou un départ dans l’équipe, et des années de pièces jointes deviennent difficiles à retrouver.

Le jour où votre expert-comptable demande les factures du trimestre, vous passez la soirée à fouiller, à télécharger et à renommer.

Trois façons de centraliser vos factures

Elles vont de la plus simple à la plus automatique. Toutes partent du même principe, qui consiste à faire sortir la pièce jointe de la messagerie.

Mettre en place le transfert automatique

Votre espace Clivio a sa propre adresse de dépôt, du type prenom-xxxx@inbox.clivio.app. Une règle créée une fois dans votre messagerie y envoie ensuite chaque nouvelle facture.

1. Copiez votre adresse de dépôt depuis Clivio. Avec Pro, vous pouvez la personnaliser.
2. Créez une règle dans votre messagerie qui transfère les emails de vos fournisseurs, ou ceux dont l’objet contient « facture ». Si vous avez plusieurs boîtes, posez la même règle dans chacune.
3. Choisissez qui peut écrire à votre adresse. La liste des expéditeurs autorisés et celle des expéditeurs bloqués existent sur tous les plans.
4. Testez avec une facture. Transférez-en une à la main et regardez ce qui arrive dans « À classer ».

Ce qui se passe quand la facture arrive

Chaque pièce jointe est lue comme n’importe quel document déposé dans Clivio. Ce qui vient de l’extérieur passe d’abord par la boîte « À classer », où vous l’acceptez ou la rejetez.

• Lue à l’arrivéeClivio reconnaît une facture et relève le fournisseur, le numéro, les montants avec la TVA et la date à laquelle payer. Pour une Factur-X, ces données viennent directement de son XML.
• Acceptée par vousUn coup d’œil suffit pour accepter ou rejeter. Un email sans pièce jointe devient une proposition de tâche, que vous gardez ou non.
• RangéeLa facture reçoit un titre clair et apparaît dans les dossiers intelligents dont elle remplit les critères, par fournisseur, par mois ou par montant.
• SuivieSon échéance s’affiche au calendrier. Si vous la validez en tâche, un email vous la rappelle, par défaut sept jours puis un jour avant.
• RetrouvéeTrois ans plus tard, « factures Imprimerie du Canal 2026 » ou « factures de plus de 1 000 € » la font remonter, et le texte de la facture est cherché lui aussi.

Vous pouvez aller plus loin avec une automatisation. Par exemple, quand une facture de plus de 1 000 € est ajoutée, Clivio crée une tâche « Valider la facture » et vous envoie un email.

Et les factures déjà dans votre boîte ?

La règle de transfert ne s’occupe que des emails à venir. Pour l’historique, enregistrez les pièces jointes sur votre ordinateur, puis glissez-les dans Clivio, plusieurs à la fois. Elles vont directement dans votre bibliothèque, sans passer par « À classer ».

Clivio lit les PDF, les documents Word et Excel, les images et les fichiers texte, jusqu’à 25 Mo par fichier. Les archives ZIP et les fichiers .eml ne sont pas acceptés. Pour un email entier, transférez-le plutôt à votre adresse de dépôt. Le plan Gratuit garde 50 documents au total, donc un gros historique demande l’offre Pro.

La facturation électronique 2026 ne remplace pas l’email

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée, au format Factur-X, UBL ou CII. Le guide de la réforme donne le calendrier complet. L’email reste pourtant un canal à organiser, pour trois raisons.

• La transition prendra du temps. Vos fournisseurs ne passent pas tous au même rythme.
• Une partie des factures reste hors du circuit, comme celles des fournisseurs étrangers ou les achats faits en tant que particulier.
• La plateforme achemine sans organiser. Elle ne range pas ses factures avec celles qui arrivent par vos autres canaux.

Questions fréquentes

Sources : impots.gouv.fr, je découvre la facturation électronique · CNIL, les principes du RGPD

Mis à jour le 13 octobre 2026 par l’équipe Clivio. Une erreur ? contact@clivio.app