Une règle se lit comme une phrase.
Vous la construisez dans l’ordre où vous la diriez à voix haute. D’abord ce qui la déclenche, puis les conditions à remplir, et en dernier ce que Clivio doit faire.
Quand un document est ajouté, si c’est une assurance et que l’organisation contient « Lemoine », alors ajoute le tag « RC Pro » et crée la tâche « Vérifier la date de fin ».
C’est l’événement qui lance la règle, comme un document ajouté ou modifié, un tag posé, une échéance qui approche ou une tâche terminée ou en retard. Vous pouvez aussi la lancer vous-même.
Elles portent sur le document, par exemple son type, son montant, l’organisation ou les tags, et se combinent avec ET et OU.
Une règle peut poser un tag, créer une tâche, vous envoyer un email ou archiver le document, et enchaîner plusieurs de ces actions. La liste complète est juste en dessous.
Les déclencheurs et les actions, plan par plan
La plupart sont déjà dans le plan Gratuit. Avec Pro, vous pouvez en plus planifier une règle, recevoir ou envoyer un webhook, réagir à un email reçu et utiliser les actions qui passent par l’IA.
| Déclencheur | Gratuit | Pro |
|---|---|---|
| Document ajouté | ||
| Document modifié | ||
| Statut modifié | ||
| Tag ajouté | ||
| Ajouté à un dossier | ||
| Échéance proche | ||
| Tâche terminée | ||
| Tâche en retard | ||
| ManuelVous lancez la règle vous-même | ||
| En plus avec Pro | ||
| Document supprimé ou restauré | ||
| Tag retiré | ||
| PlanifiéÀ une heure ou une fréquence fixée | ||
| Webhook entrantUn autre outil appelle la règle | ||
| Email reçu | ||
| Action | Gratuit | Pro |
|---|---|---|
| Ajouter ou retirer des tags | ||
| Changer le statut | ||
| Archiver | ||
| Fixer ou retirer une échéance | ||
| Commenter le document | ||
| Envoyer un email | ||
| Créer une tâche | ||
| En plus avec Pro | ||
| Webhook sortantPrévenir un autre outil | ||
| Remplir un champ personnalisé | ||
| Résumé IA | ||
| Extraction IA | ||
Des conditions aussi précises que vous voulez
Chaque condition compare un champ du document à une valeur. Vous en reliez plusieurs par ET ou par OU et vous les rangez en groupes, qui peuvent eux-mêmes contenir d’autres groupes. Une facture de plus de 1 000 € venant de l’Imprimerie du Canal ou du Studio Bastide, par exemple, se traduit telle quelle.
Exemple fictif.
Vous pouvez aussi décrire la règle à l’IA.
Si vous n’avez pas envie de remplir les champs, écrivez la règle comme vous l’expliqueriez à quelqu’un. L’IA en tire le déclencheur, les conditions et les actions. Vous relisez et testez le résultat avant de l’activer.
Faire construire une règle par l’IA compte pour une action IA. La monter vous-même, champ par champ, ne consomme rien.
Vous voyez ce qu’une règle va faire avant qu’elle le fasse.
Le test vous montre les documents qu’elle toucherait, sans rien modifier. Une fois la règle active, chaque exécution laisse une trace dans le journal.
Tester avant d’activer
Le test passe la règle sur vos documents existants et vous dit lesquels remplissent les conditions. Aucune action n’est exécutée.
Activer ou mettre en pause
Chaque règle a son interrupteur. Elle tourne sur les serveurs de Clivio, donc vous n’avez pas besoin de laisser l’application ouverte.
Lire le journal
Chaque exécution y est notée avec sa date, le document concerné et ce que la règle a fait. Si une règle se comporte de façon inattendue, c’est là que vous trouvez pourquoi.
Exemples fictifs.
Six règles à recopier.
QUAND une échéance est proche, SI le type est Contrat, ALORS m’envoyer un email.
GratuitQUAND une tâche est en retard, ALORS m’envoyer un email.
GratuitQUAND le tag « Payé » est ajouté, ALORS retirer l’échéance et archiver le document.
GratuitQUAND un document est ajouté, SI le type est Devis, ALORS créer la tâche « Répondre au devis » et ajouter le tag « À répondre ».
GratuitQUAND un document est ajouté, SI le type est Facture, ALORS envoyer un webhook à l’outil de votre choix.
ProQUAND un document est ajouté, SI le type est Contrat, ALORS générer un résumé IA et ajouter le tag « À relire ».
ProSur les automatisations
Une règle peut-elle ranger un document dans un dossier ?
Non, pas directement. Pour ranger, passez plutôt par un dossier intelligent, qui se remplit d’après vos critères. La règle pose un tag, et le dossier intelligent regroupe tout ce qui le porte.
Puis-je être prévenu sur Slack ou sur mon téléphone ?
Non, les règles vous préviennent par email. Rien ne part vers Slack et il n’y a pas de notification push. Avec Pro, un webhook sortant peut transmettre l’événement à un autre outil que vous utilisez.
Que se passe-t-il au-delà de 3 règles en Gratuit ?
Vous ne pouvez pas en créer une quatrième. Il faut en supprimer une ou passer à Pro, où le nombre de règles n’est pas limité. L’essai de Pro dure 7 jours ; un moyen de paiement est demandé, mais rien n’est prélevé pendant l’essai.
Combien coûte une règle construite par l’IA ?
Une action IA, autant qu’une question posée au chat. Le plan Gratuit en compte 50 par mois, Pro 500. Si vous construisez la règle vous-même, champ par champ, elle n’en utilise aucune.
Faut-il laisser Clivio ouvert pour que les règles tournent ?
Non. Les règles s’exécutent sur les serveurs de Clivio, et chaque exécution est notée dans le journal, que vous soyez connecté ou non.
À lire ensuite
Écrivez votre première règle en une phrase.
Le plan Gratuit inclut trois automatisations, sans carte bancaire. Avec Pro, vous en créez autant que vous voulez.