L’ESSENTIEL EN 4 POINTS
- Vos factures clients et vos factures fournisseurs ne suivent pas le même chemin. Les premières partent de votre logiciel de facturation, les secondes arrivent de partout.
- Un seul point d’entrée pour tout ce que vous recevez. Ce qui n’est pas rangé le jour même finit dans un dossier « à trier » qui ne se vide jamais.
- Les échéances oubliées coûtent plus cher que le temps de rangement. Une coupure d’hébergement ou une pénalité de retard arrive vite.
- La réforme 2026 vous concerne aussi. La réception est obligatoire depuis le 1er septembre 2026, même en micro-entreprise, et l’émission suivra en 2027.
Le volume que personne ne compte
Sur le papier, la comptabilité d’un freelance est simple. Dans les faits, il y a les factures clients à émettre, les factures fournisseurs qui arrivent par email, les tickets à garder, la déclaration de chiffre d’affaires ou de TVA, et personne pour s’en occuper à votre place. Chaque pièce a son utilité, une charge à justifier, de la TVA à déduire ou un contrat à suivre.
| Ce qui arrive | Par où | Pourquoi le garder |
|---|---|---|
| Abonnements (hébergement, logiciels, téléphone) | Par email, chaque mois | Charges récurrentes et TVA déductible si vous y êtes assujetti |
| Achats de matériel | Email ou espace client du vendeur | Justificatif de la dépense, et de la garantie |
| Tickets de déplacement et de repas | Papier, au fond d’une poche | Frais professionnels à justifier |
| Attestations (URSSAF, RC Pro) | Espaces en ligne des organismes | Demandées par vos clients, avec une date de validité |
| Vos factures clients | Votre logiciel de facturation | Chiffre d’affaires, paiements à suivre |
Sans système, tout cela vit à trois endroits à la fois, la boîte mail, le bureau et le dossier des téléchargements. Le jour où votre comptable demande une pièce, la recherche commence, et une facture introuvable, c’est parfois de la TVA que vous ne récupérez pas.
Deux flux à séparer dès le départ
Ce que vous émettez et ce que vous recevez ne demandent pas le même travail. Les mélanger dans un même dossier, c’est s’obliger à les trier deux fois.
Ce que vous émettez
Depuis votre logiciel de facturation
- Facture F-2026-031 · Studio Bastide2 400,00 €
- Devis D-2026-032 · Menuiserie Arnaud1 150,00 €
- Facture F-2026-030 · Studio Bastide1 800,00 €
Gardez-en une copie avec vos autres documents. Clivio n’émet pas de factures.
Ce que vous recevez
Par email, sur papier, sur votre plateforme agréée
- Imprimerie du Canal · brochures1 248,00 €
- Lumen Hébergement · octobre28,80 €
- Électro Morin · ticket89,90 €
C’est ce flux qui se perd. Il passe par un seul point d’entrée.
Le bon rythme pour ranger ses factures
Un système qui tient demande peu de temps, à condition de faire chaque chose au bon moment. Pour chaque rythme, vous trouverez ci-dessous le geste à faire et ce que Clivio prend en charge.
Le jour mêmequelques secondes
Transférez l’email, photographiez le ticket, glissez le PDF. Le principe tient en une règle, ne rien laisser « pour plus tard ».
Dans Clivio, votre adresse de dépôt reçoit les emails transférés, ou ceux qu’une règle de votre messagerie y envoie. Le scanner du téléphone fait d’un ticket un PDF propre.
Chaque semaineun quart d’heure
Acceptez ce qui est arrivé, vérifiez les montants relevés et regardez les échéances des jours suivants.
Dans Clivio, ce qui vient de l’extérieur attend dans « À classer ». Le lundi, un résumé de la semaine arrive par email.
Chaque moisvingt minutes
Toutes les factures du mois sont-elles là ? Lesquelles sont payées ? Préparez ensuite le récapitulatif pour vous ou pour votre comptable.
Dans Clivio, les factures qui reviennent chaque mois sont suivies comme documents attendus, avec une alerte si l’une manque. Avec Finance, réservée à l’offre Pro, vous validez les justificatifs et vous exportez en CSV ou en FEC.
Chaque annéeà la déclaration
Le jour de la déclaration, ou quand l’administration demande une pièce, vous devez la sortir sans fouiller.
Dans Clivio, tapez « factures 2026 » ou « factures de plus de 1 000 € », et le texte des factures est cherché lui aussi.
Les échéances qui coûtent cher quand on les oublie
Pour un freelance, une facture est souvent un abonnement ou un renouvellement annuel. Un rappel une semaine avant suffit à éviter la coupure, la reconduction d’un outil que vous n’utilisez plus ou la pénalité de retard.
DeClivio
ObjetVotre semaine dans Clivio
Par email et dans l’application, sans notification sur le téléphone
| L’échéance | Si vous l’oubliez | Ce qui vous prévient dans Clivio |
|---|---|---|
| Une facture fournisseur à régler | Des pénalités de retard, une relance gênante | Son échéance au calendrier, et une tâche avec rappel si vous la validez |
| Un abonnement mensuel | Une facture qui n’arrive plus sans que vous le voyiez | Le suivi des documents attendus, qui signale celui qui manque |
| Un renouvellement annuel | Un outil reconduit dont vous n’avez plus besoin | « Extraire les obligations » sur le contrat, qui propose ses dates en tâches |
| Un devis envoyé | Une offre qui expire sans réponse | Sa date de fin de validité au calendrier |
| Une échéance fiscale | Une déclaration en retard | Les échéances fiscales courantes, à ajouter en tâches |
Vous pouvez aussi écrire votre propre règle. Par exemple, quand l’échéance d’un document approche, Clivio vous envoie un email et crée une tâche.
La réforme 2026 vous concerne aussi
Même en micro-entreprise, même en franchise de TVA, vous êtes concerné par la facturation électronique. Le détail est dans le guide de la réforme et dans la page consacrée aux auto-entrepreneurs.
Vous devez pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée.
Vos factures aux entreprises partent par ce circuit, au format Factur-X, UBL ou CII.
Vos factures fournisseurs arrivent donc par un canal de plus, en plus de l’email et des espaces clients. Une Factur-X porte ses données dans son XML, ce qui rend sa lecture plus sûre. Elle se conserve dix ans dans ce format d’origine.
Questions fréquentes
Comment organiser ses factures quand on est freelance ?
Avec un seul point d’entrée pour tout ce que vous recevez, des montants et des dates relevés plutôt que ressaisis, et un point régulier, chaque semaine et chaque mois. Le système le plus simple est celui que vous tenez.
Un freelance doit-il garder toutes ses factures fournisseurs ?
Oui. Chacune justifie une charge, et de la TVA déductible si vous y êtes assujetti. Gardez-les dix ans, selon l’article L. 123-22 du code de commerce. Même sans TVA à récupérer, elles justifient vos dépenses en cas de contrôle.
Quels outils pour gérer ses factures en freelance ?
Il en faut souvent trois, qui se complètent. Un logiciel de facturation émet vos factures clients, une plateforme agréée assure le circuit officiel de la réforme, et un espace comme Clivio range ce que vous recevez et suit les échéances.
Comment suivre les échéances de paiement ?
Un tableur ou des post-it tiennent tant qu’il y a peu de factures. Au-delà, il faut un outil qui relève la date d’échéance de chaque facture et vous la rappelle. Dans Clivio, elle s’affiche au calendrier, et une tâche validée vous est rappelée par email, par défaut sept jours et un jour avant.
La réforme 2026 concerne-t-elle les micro-entrepreneurs ?
Oui. Même en franchise de TVA, vous devez pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée depuis le 1er septembre 2026, et vous émettrez vos factures aux entreprises par ce circuit à partir du 1er septembre 2027.
Le plan Gratuit suffit-il pour un freelance ?
Pour essayer, oui. Il garde 50 documents au total, et non par mois, avec 50 actions IA par mois. Une facture lue à son arrivée compte pour une action. Pour une année de factures et pour Finance, il faut Pro, à 14,90 € par mois ou 149 € par an.
Sources : impots.gouv.fr, je découvre la facturation électronique · Légifrance, code de commerce, art. L. 123-22
Mis à jour le 13 octobre 2026 par l’équipe Clivio. Une erreur ? contact@clivio.app