DÉFINITION
Une règle qui se déclenche d’elle-même quand une condition est remplie. Dans Clivio, elle se lit « quand, si, alors ». Par exemple, quand un document est ajouté, si c’est une facture de plus de 1 000 €, alors on lui met le tag « À vérifier » et on crée une tâche. Vous pouvez aussi décrire la règle avec vos mots et laisser l’IA la construire. Le plan Gratuit permet trois règles, Pro n’a pas de limite.
Comment une règle se construit
Une règle se lit comme une phrase, dans l’ordre où vous la diriez. Le QUAND est le déclencheur, comme un document ajouté ou modifié, un statut modifié, un tag ajouté, un ajout à un dossier, une échéance proche, une tâche terminée ou en retard, ou un lancement manuel. Le SI réunit les conditions sur le document, comme son type, son montant, l’organisation ou les tags, reliées par ET et OU et rangées en groupes. Le ALORS liste les actions, comme ajouter ou retirer des tags, changer le statut, archiver, fixer une échéance, commenter, envoyer un email ou créer une tâche.
Pro ajoute la planification, le webhook entrant et sortant, l’email reçu, le champ personnalisé, ainsi que le résumé et l’extraction par l’IA.
Un exemple pas à pas
Quand un document est ajouté, si c’est une facture de plus de 1 000 € TTC venant de l’Imprimerie du Canal ou du Studio Bastide, alors ajouter le tag « À vérifier », créer la tâche « Vérifier la facture avant paiement » et vous envoyer un email.
Avant de l’activer, vous testez la règle. Le test passe sur vos documents existants et montre ceux qui remplissent les conditions, sans rien modifier. Une fois active, la règle tourne sur les serveurs de Clivio, même application fermée, et chaque exécution est notée dans un journal. Vous pouvez aussi décrire la règle avec vos mots, ce qui compte pour une action IA, alors que la monter vous-même ne consomme rien.
Ce qu’une automatisation ne fait pas
Elle ne déplace pas les documents, puisque ce sont les dossiers intelligents qui les rangent. Elle n’envoie pas non plus de notification Slack ou push. Le plan Gratuit permet trois règles, et Pro n’a pas de limite. Toutes les possibilités sont sur la page Automatisations.
Questions fréquentes
Combien d’automatisations dans le plan Gratuit ?
Trois règles. Avec Pro, à 14,90 € par mois, elles sont illimitées.
Une automatisation peut-elle ranger un document dans un dossier ?
Non, elle ne déplace pas les documents. Ce sont les dossiers intelligents qui les rangent, d’après leurs propres critères.
Faut-il laisser Clivio ouvert pour qu’une règle fonctionne ?
Non. Les règles s’exécutent sur les serveurs de Clivio, que l’application soit ouverte ou non.