DÉFINITION
Des informations rangées dans des cases bien définies (numéro, date, montant, TVA), qu’un logiciel lit sans avoir à deviner. La facture électronique repose là-dessus, puisque la partie XML d’un Factur-X, d’un UBL ou d’un CII est faite de données structurées.
La différence avec un PDF classique
Un PDF classique montre la facture, des données structurées la décrivent. Sur la page d’une facture de l’Imprimerie du Canal, un logiciel voit plusieurs montants et doit deviner lequel est le total TTC, au risque de prendre le HT ou la TVA. Dans le fichier XML d’un Factur-X, la valeur 1248.00 se trouve dans le champ réservé au total TTC. Il n’y a plus rien à deviner, ni à ressaisir.
Pourquoi la réforme en dépend
Avec la réforme, c’est la donnée structurée qui fait foi. Une facture électronique entre entreprises établies en France est émise, transmise et reçue sous cette forme, conforme à la norme EN 16931, dans l’un des trois formats Factur-X, UBL ou CII. Une fois l’obligation d’émission applicable, un simple PDF envoyé par email ne suffit plus entre entreprises françaises.
Cela change aussi la conservation. Comme le fichier structuré fait partie de la facture, il se garde avec elle, dans son format d’origine, pendant 10 ans.
Quand le PDF et le XML ne disent pas la même chose
Dans un Factur-X, les deux parties doivent concorder. Si le total affiché sur le PDF diffère de celui du XML, c’est le second que lisent les logiciels, votre plateforme agréée comme votre outil comptable. Signalez l’écart au fournisseur avant de payer.
Clivio lit les Factur-X directement dans leur XML. Les montants, la TVA et le SIRET sont repris tels quels, et la facture porte la mention « Données certifiées Factur-X ». Pour voir ces données sans compte, déposez la facture dans notre lecteur gratuit.
Questions fréquentes
Un PDF envoyé par email est-il une facture électronique ?
Non. Entre entreprises établies en France, une facture électronique circule sous forme de données structurées, d’une plateforme agréée à l’autre. Un PDF seul n’en contient pas.
Quels formats contiennent des données structurées ?
Les trois formats de la réforme. UBL et CII sont des fichiers XML, et un Factur-X est un PDF qui contient un fichier XML.