DÉFINITION
Les informations qui décrivent un fichier, comme son titre, son type, sa date ou ses étiquettes. Quand un document arrive, Clivio lui propose un titre clair, un type parmi 34, un résumé de deux ou trois phrases, cinq à dix tags et sa date. C’est grâce à elles que vous le retrouvez ensuite.
Le contenu, et ce qui le décrit
Un fichier a un contenu, le texte et les images que vous lisez, et des métadonnées, qui le décrivent. Certaines sont créées automatiquement, comme la date de modification, la taille ou le format. D’autres se renseignent, comme un titre, un type de document ou des étiquettes.
Un PDF porte aussi les siennes à l’intérieur. Un Factur-X, par exemple, y indique qu’il est un Factur-X et à quel profil il appartient.
D’un nom anonyme à un document qu’on retrouve
Prenez une photo de facture nommée IMG_4471.jpg. Telle quelle, elle ne dit rien. Après analyse, elle devient une facture d’Électro Morin, datée du 13 octobre 2026, de 1 530,00 €, avec un résumé de deux phrases et quelques tags. Vous la retrouvez en tapant le nom du fournisseur, ou en cherchant les factures de plus de 1 000 €.
À quoi elles servent dans Clivio
Les métadonnées font tourner la recherche, les dossiers intelligents et le nommage des fichiers. Un dossier « Échéance dans 30 jours » se remplit grâce aux dates relevées, et une règle de nommage peut composer le nom du fichier à partir de la date, du fournisseur et du montant. Vous pouvez corriger le titre, le type, la date et les tags à tout moment, ou garder le nom de fichier d’origine.
Questions fréquentes
Les métadonnées d’un PDF peuvent-elles révéler des informations ?
Oui. Un PDF peut contenir le nom de son auteur, le logiciel qui l’a créé ou ses dates de création et de modification. Pensez-y avant de partager un document sensible.
Puis-je garder mes noms de fichiers dans Clivio ?
Oui. Vous choisissez entre le titre proposé par l’IA, le nom d’origine ou une convention de nommage à vous, réglable par type de document.