Ingestion

Ce qui se passe à l’arrivée d’un document

Ingérer un document, c’est plus que copier un fichier. Dans Clivio, chaque document est lu dès son arrivée. Il reçoit une proposition de titre, un type, un résumé et ses dates, et son texte est transcrit pour que la recherche le trouve, scans compris.

Tout n’entre pas de la même façon. Ce qui vient de l’extérieur, par email, par votre page de dépôt, par Google Drive ou par le portail client, attend votre accord dans « À classer ». Ce que vous glissez vous-même dans la fenêtre entre directement dans votre bibliothèque.

Un exemple, de l’email au classement

Lumen Hébergement vous envoie sa facture de 28,80 € par email. Vous la transférez à votre adresse de dépôt, du type prenom-xxxx@inbox.clivio.app. La pièce jointe est lue, puis la facture vous attend dans « À classer », avec son montant et sa date. Il ne vous reste qu’à l’accepter. Un email sans pièce jointe, lui, devient une proposition de tâche.

Pour ne plus transférer à la main, créez dans Gmail ou Outlook une règle qui envoie à cette adresse les emails d’un fournisseur, ou ceux dont l’objet contient « facture ».

Les limites à connaître

Chaque fichier peut peser jusqu’à 25 Mo, et le scanner du téléphone réunit jusqu’à 20 pages dans un seul PDF. Les archives ZIP et les emails enregistrés en .eml ne sont pas acceptés. L’import depuis Google Drive ou Dropbox est ponctuel, pas une synchronisation. Tous les canaux sont décrits sur la page Import.