DÉFINITION
Les étapes par lesquelles passe une facture électronique, transmises par les plateformes. Seize sont définies (codes 200 à 215), dont quatre obligatoires (déposée, refusée, rejetée, encaissée). On lit parfois qu’il y en aurait 36, mais ce chiffre n’a rien d’officiel.
Les statuts obligatoires et recommandés
Quatre statuts sont obligatoires, « Déposée », « Rejetée », « Refusée » et « Encaissée ». Cinq autres sont recommandés, « Mise à disposition », « Prise en charge », « Approuvée », « Approuvée partiellement » et « Paiement transmis ».
Ne confondez pas les deux refus. Une facture « Rejetée » l’a été par une plateforme, parce qu’elle n’était pas conforme. Une facture « Refusée » l’a été par vous, le client, par exemple parce qu’elle ne correspond à aucune commande. « Encaissée » vient du fournisseur quand il a reçu le paiement, et concerne surtout les prestations soumises à la TVA sur les encaissements.
Un exemple de parcours
Une facture de Menuiserie Arnaud arrive dans votre espace sur la plateforme avec le statut « Mise à disposition ». Le délai de paiement court déjà. Vous la passez en « Prise en charge » et vous la comparez au devis. Le montant ne correspond pas. Plutôt que de la payer en attendant, vous la refusez avec un motif et demandez un avoir. Le statut « Refusée » est transmis à la plateforme du fournisseur, qui peut émettre une facture corrigée.
Répondre au bon endroit
Les statuts circulent entre plateformes agréées. Répondez donc dans votre plateforme plutôt que par un simple email, pour que le statut suive la facture. Le tableau de tous les statuts, avec ce que chacun attend de vous, est dans notre guide recevoir ses factures électroniques. Clivio, qui n’est pas une plateforme agréée, ne transmet aucun statut. Il range la facture une fois reçue.
Questions fréquentes
Quelle différence entre une facture rejetée et une facture refusée ?
Une facture rejetée l’a été par une plateforme, parce qu’elle n’était pas conforme. Une facture refusée l’a été par le client, par exemple parce qu’elle ne correspond à aucune commande.
Combien y a-t-il de statuts ?
Les spécifications de la DGFiP en définissent 16, numérotés de 200 à 215, dont quatre obligatoires. Le chiffre de 36 qu’on lit parfois n’a rien d’officiel.