DÉFINITION
Vous devez conserver vos factures, émises comme reçues, pendant 10 ans, sous forme électronique et dans leur format d’origine. Un Factur-X se garde donc avec son XML. Pendant toute cette durée, il faut pouvoir garantir que la facture est authentique, intacte et lisible. Les plateformes agréées ne sont pas tenues d’archiver à votre place.
Pourquoi 10 ans, et plus 6
Depuis la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, une seule durée vaut pour toutes les factures, 10 ans. Auparavant, le livre des procédures fiscales (art. L. 102 B) imposait 6 ans et le Code de commerce (art. L. 123-22) 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. L’article 36 de cette loi a aligné le délai fiscal sur 10 ans, pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.
En pratique, si votre exercice suit l’année civile, une facture de mars 2026 se garde au moins jusqu’à la fin de 2036. Si un site vous parle encore de 6 ans, son information date d’avant juin 2026.
Le format d’origine, XML compris
La facture qui fait foi est la donnée structurée, pas l’image qu’on lit à l’écran. Un Factur-X se garde tel qu’il est arrivé, PDF et XML ensemble. Un UBL ou un CII se garde en XML, même s’il est illisible à l’œil nu.
Trois gestes font perdre ce XML : imprimer puis scanner, garder la version convertie en PDF, ou retoucher le fichier d’origine pour l’annoter ou le fusionner. Travaillez toujours sur une copie. L’article 289 du CGI demande en plus de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité pendant toute la durée.
Votre plateforme ne le fait pas forcément
L’archivage à valeur probante ne fait pas partie des conditions d’immatriculation des plateformes agréées. Lisez votre contrat, exportez régulièrement vos factures au format d’origine et gardez votre propre copie organisée. Un Drive ou une boîte mail permettent de ranger, pas d’archiver au sens probant, car un fichier y reste modifiable sans trace. Le détail est dans notre guide de l’archivage des factures électroniques.
Questions fréquentes
Combien de temps garder une facture électronique ?
10 ans, qu’elle soit émise ou reçue. C’est la durée du Code de commerce et, depuis la loi du 25 juin 2026, celle du livre des procédures fiscales.
Peut-on garder seulement le PDF d’un Factur-X ?
Non. Le Factur-X se garde tel qu’il est arrivé, avec son XML. Un PDF imprimé, scanné ou reconverti perd ce XML, qui fait partie de la facture.
Google Drive suffit-il pour archiver ses factures ?
Pour les ranger, oui, mais pas pour un archivage à valeur probante. Un fichier y reste modifiable sans trace et sans horodatage opposable.
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